Come inviare una mail corretta

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Come inviare una mail corretta

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La mail, questa illustre sconosciuta se la consideriamo rispetto ai social o alle applicazioni di messaggistica che caratterizzano la nostra quotidianità, rappresenta oggi un atto quasi scontato che, proprio perché tale, viene spesso usato in maniera poco corretta. Vediamo perciò come inviare una mail considerando che la posta elettronica, essendo di larghissimo uso, rappresenta il nostro biglietto da visita. Maggiore è la scrupolosità che mettiamo nello strutturarla, migliore è l'impressione che si susciterà sul destinatario che la riceve.
Cominciamo da una serie di accorgimenti la cui cura è fondamentale:
1) individuare il tono appropriato a seconda del destinatario;
2) compilare correttamente la sezione dedicata all’oggetto;
3) comporre il corpo del testo della mail in modo che risulti chiaro e non prolisso.
Le mail vanno distinte in: professionali o amicali. Qui tratteremo le mail professionali, o di servizio, che, alla fine delle fiere, sono quelle che usiamo sempre più spesso con la diffusione della "posta certificata" che ci permette di comunicare direttamente con la pubblica amministrazione.
Cominciamo dalle azioni preliminari:
1) l'indirizzo mail del destinatario va inserito nel campo A (in inglese to) e non nei campi CC o CCN.
2) Il campo Cc (copia per conoscenza), si utilizza quando si ha la necessità di portare a conoscenza di altre persone lo scambio di informazioni tra mittente e destinatario.
3) Il campo Ccn sta per “Copia conoscenza nascosta” e si usa con la stessa finalità del Cc. In questo caso, però, l’indirizzo mail di chi legge lo scambio di mail non viene mostrato al principale destinatario.
4) Facciamo attenzione anche al nostro indirizzo mail. Una mail professionale o di servizio, infatti, deve essere inviata da un indirizzo credibile composto da nome e cognome. I nomi stravaganti, rendono il mittente poco credibile soprattutto agli occhi di un'azienda pubblica o privata che sia. Non a caso gli indirizzi di posta certificata vengono composti da nome.cognome@nome ente certificatore. Aruba, ad esempio, usa la struttura nome.cognome@pec.it o @pec.nomedominio.xx per gli indirizzi appoggiati su dominio (ad esempio postmaster@pec.cosedelmondo.it ).
Chiariti questi aspetti, passiamo alla scrittura del messaggio e partiamo dall'oggetto che deve riassumere il corpo del messaggio. In definitiva l'oggetto è il "titolo del messaggio" e rappresenta l'elemento fondamentale poiché rappresenta l'elemento che leggiamo per primo. Distinguiamo fra "oggetto predefinito ed oggetto non predefinito.
Nel primo caso, l’oggetto da inserire è specificato nelle istruzioni per l’invio della mail ed è necessario attenersi alle indicazioni fornite per compilare il campo oggetto pena l'invalidità del messaggio.
Nel secondo caso, è il mittente a decidere cosa inserire in questo campo. La scelta delle parole da usare deve essere orientata secondo due criteri: sintesi e chiarezza. L’oggetto infatti, informerà il destinatario su quale sarà l’argomento della mail che ha ricevuto prima ancora di aprirla.
Si tenga inoltre presente che l'utilità dell'oggetto sta anche nell'archiviazione del messaggio nella mail-box del ricevente: una mail con oggetto chiaro, coerente e adeguato al messaggio renderà più facile cercarla anche a distanza di mesi o anni dal ricevimento.
Come in tutti i tipi di comunicazione, prima di iniziare il processo di stesura del messaggio, è importante capire a che tipo di destinatario ci si rivolge.
Se stiamo inviando una mail in ambito professionale, per esempio, il tono sarà necessariamente controllato e il più possibile neutrale. Per iniziare a scrivere una mail è necessario rivolgersi al destinatario in uno dei seguenti modi che indicano il grado di formalità:
1) "Egregio, Spettabile" seguito dal titolo e dal cognome del destinatario, è l’appellativo più formale e si utilizza nei confronti di qualcuno che non si conosce o che gode di un grado più elevato rispetto a quello di chi scrive.
2) "Gentile" , si tratta dell’appellativo più comune nelle comunicazioni di lavoro e nella mail a carattere informativo. È infatti una formula intermedia e si usa per mantenere il tono neutrale senza mostrare troppa riverenza.
3) "Caro", Carissimo. Sono espressioni meno formali e si utilizzano quando tra mittente e destinatario c'è un rapporto di confidenza o reiterato nel tempo.
4) Buongiorno, Buonasera, Salve: iniziare con questo tipo di saluti è sempre più frequente, e offre la possibilità di evitare formule troppo artificiose. Ad avviso di chi scrive, queste ultime formule sono poco consone ma si trovano spesso nei messaggi di posta elettronica e per questo le citiamo.
Ciò che conta è che, dopo uno qualsiasi di questi esordi, è necessario mettere una virgola ed andare a capo.
A questo punto, bisogna scrivere il messaggio; possibilmente in maniera sintetica ma espressiva.
Non dimentichiamo, infatti, che l’e-mail trova la sua utilità principale nella trasmissione di testi di servizio e difficilmente viene usata a scopi di intrattenimento o con finalità associative. Per quanto riguarda la veste grafica, si consiglia di utilizzare il carattere predefinito della propria casella di posta, arricchendolo magari con grassetti, corsivi o sottolineature pertinenti nel caso di un testo lungo e articolato. Questo contribuirà a dare l’idea di un messaggio curato e composto con attenzione.
Nel caso di allegato alla mail, prima della formula di saluto, citare i documenti in allegato.
Infine, parliamo delle formule di chiusura. Ricordiamo che il tono deve essere coerente in tutta la mail e in tutto lo scambio di messaggi con lo stesso destinatario, perciò, è bene tenere presente questo aspetto prima di scegliere quale formula conclusiva faccia al caso nostro:
1) Chiusura informale. In questo caso non ci sono limitazioni, si possono usare espressioni colloquiali come “Ci vediamo presto”, “Con affetto”, “Un abbraccio”, “Un caro saluto” etc…seguite dalla firma del mittente anche senza cognome;
2) Chiusura formale: se si tratta di una mail con toni neutri e intermedi, iniziata magari con “Buonasera” o con un “Gentile Sig. …” possiamo terminare con espressioni che risultino adeguate ma non pompose, come per esempio “Buona giornata”, “Buona serata” o “Buon proseguimento” seguite dalla firma completa di chi scrive.
3) Chiusura molto formale: se si sta scrivendo una mail molto formale è opportuno concludere con formule ufficiali come “Cordiali saluti”, “Distinti saluti”, etc. seguite dal proprio nome e cognome con tutte le informazioni di contatto (mail, cellulare, link al proprio profilo LinkedIn, etc).